Внедрение EMAS
Внутренний аудит и анализ со стороны руководства
Внутренний аудит и анализ со стороны руководства являются обязательными частями EMAS, цель которых — оценить, функционирует ли система экологического менеджмента так, как запланировано, и выполняются ли цели. Внутренний аудит дает представление о сильных сторонах системы и областях для улучшения, а анализ со стороны руководства подтверждает, что руководство предприятия постоянно держит экологический менеджмент в центре внимания.
На этом этапе важно знать
Внутренний аудит — это организуемая внутри организации проверка, которая помогает оценить, соответствует ли система экологического менеджмента требованиям EMAS и осуществляется ли повседневная деятельность в соответствии с согласованными процедурами.
В ходе аудита:
- рассматривается документация;
- проводятся проверки на месте;
- проводятся беседы с работниками;
- результаты сравниваются с экологическими целями и мерами;
- формулируются несоответствия и замечания, и
- составляется аудиторский отчет.
Выявленные недостатки не препятствуют автоматически регистрации в EMAS, а дают возможность улучшить систему до проведения верификационного аудита.
Условия и порядок внутреннего аудита установлены в статье 9 и Приложении III к Регламенту EMAS.
Все сферы деятельности организации должны проходить внутреннюю проверку не реже одного раза в 3 года (небольшие организации могут ходатайствовать о продлении цикла аудита до 4 лет).
Частота проведения аудитов в конкретных сферах определяется в плане аудита и зависит от:
- характера, масштаба и сложности деятельности,
- значимости воздействия на окружающую среду,
- результатов предыдущих аудитов и срочности проблем,
- предыдущих экологических проблем организации.
Сферы с более высокими рисками проверяются чаще.
О частоте проведения внутренних аудитов можно подробнее прочитать в Приложении III к Регламенту EMAS (пункт 1.4), в руководстве по Регламенту EMAS (глава 5) и в интерактивном руководстве по внедрению EMAS.
Внутренние аудиторы должны обладать необходимой компетентностью (знать требования Регламента EMAS и деятельность организации, владеть методами аудита). Кроме того, следует иметь в виду, что внутренние аудиторы должны быть способны проводить аудит объективно и беспристрастно, а также пройти для этого необходимую подготовку. Важно также, что аудитор не должен проверять самого себя или свою сферу ответственности, чтобы обеспечить независимость и достоверность результатов. Для малого предприятия это может означать, что для обеспечения беспристрастности услугу внутреннего аудита необходимо приобретать со стороны.
В ходе подготовки необходимо:
- назначить руководителя аудита,
- составить план аудита,
- распределить роли и задачи между членами аудиторской группы,
- проинформировать работников, чтобы обеспечить сотрудничество и бесперебойный процесс.
Аудит может проводить собственная команда организации или, при необходимости, внешние аудиторы/консультанты.
О подготовке к внутреннему аудиту можно подробнее прочитать в руководстве по Регламенту EMAS (глава 5) и в интерактивном руководстве по внедрению EMAS.
Анализ со стороны руководства проводится не реже одного раза в год и необходим как перед первичной регистрацией, так и при продлении регистрации.
Руководство рассматривает:
- выполнение поставленных целей,
- результаты внутреннего аудита,
- изменения и риски, связанные с экологическими аспектами,
- достаточность ресурсов,
- обратную связь от заинтересованных сторон, включая жалобы,
- необходимость изменения системы или целей.
По результатам анализа принимаются решения о будущих мерах по улучшению и подтверждается пригодность системы.
Об анализе со стороны руководства можно подробнее прочитать в Приложении II к Регламенту EMAS (пункт A.9.3), в руководстве по Регламенту EMAS (глава 5) и в интерактивном руководстве по внедрению EMAS.
После прохождения внутреннего аудита составляется аудиторский отчет, который представляется руководству.
В отчете должно быть отражено:
- сфера охвата и результаты аудита;
- соответствие экологических целей и экологической политики;
- оценка выполнения правовых требований;
- рекомендации по мерам улучшения.
После проведения внутреннего аудита представителю руководства, ответственному за EMAS, должен быть представлен аудиторский отчет. Представитель руководства решает, какие меры необходимо принять для достижения экологических целей.
Подробнее об аудиторском отчете можно прочитать в Приложении III к Регламенту EMAS (пункт 3), в руководстве по Регламенту EMAS (глава 5) и в интерактивном руководстве по внедрению EMAS.
Ссылки
Приложение I к регламенту EMAS (экологический обзор)
Приложение II к регламенту EMAS (требования к системе экологического менеджмента)
Приложение III к регламенту EMAS (внутренний экологический аудит)
Приложение IV к регламенту EMAS (экологическая отчетность)
Приложение V к регламенту EMAS (логотип EMAS)
Приложение VI к регламенту EMAS (информация, требуемая при регистрации)
Приложение VII к регламенту EMAS (декларация верификатора о проверке и подтверждении)
Контакты
При возникновении вопросов или для получения консультации свяжитесь с Агентством окружающей среды. Агентство окружающей среды действует в Эстонии в качестве компетентного органа EMAS.